Z gabinetu kanclerza: cyfryzacja procesów administracyjnych krok po kroku

Z jednej strony stopniowo niwelowana jest bariera w postaci konieczności składania tradycyjnego podpisu na dokumentach zawierających oświadczenia woli w imieniu własnym bądź Uczelni. W wewnętrznych wnioskach, na przykład dotyczących świadczeń socjalnych, jak również w procesie opisu i rozliczania faktur, tradycyjny podpis zastąpiliśmy „podpisem” w tzw. formie dokumentowej. Było to możliwe dzięki rozwijaniu w SGH od lat systemu EZD oraz zastosowaniu w ostatnim czasie prawnej formuły składania oświadczenia woli w sposób umożliwiający ustalenie osoby je składającej. Z drugiej strony w obiegu zewnętrznym znakomita większość pism władz Uczelni oraz umów z przedsiębiorstwami podpisywana jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i – w przypadku komunikacji z podmiotami publicznymi – przekazywana zdalnie poprzez skrzynkę ePUAP. Ponadto podczas ostatniej rekrutacji również nowo przyjęci studenci umowy i dokumenty rekrutacyjne podpisywali zdalnie: profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub z zastosowaniem e-dowodu.

Warto też podkreślić, że od przeszło roku absolwenci SGH, jako pierwsi w Polsce, otrzymują wraz z dyplomem również jego cyfrową kopię, opatrzoną kwalifikowaną elektroniczną pieczęcią SGH, zgodną z przepisami Electronic Identification and Trust Services Regulation (eIDAS) obowiązującymi w Unii Europejskiej.

Jak wspomniałem, w obiegu wewnętrznym rozwijamy stosowanie „podpisu” w tzw. formie dokumentowej. Nie zawsze jednak jest to prawnie wystarczające, wtedy pomocny staje się kwalifikowany podpis elektroniczny. Stosujemy to rozwiązanie w przypadku umów cywilnoprawnych i rozliczania wykonanej pracy poprzez rachunki, o ile obie strony mogą złożyć podpisy w postaci cyfrowej. Aby umożliwić upowszechnienie tej formuły,

podpisałem z Krajową Izbą Rozliczeniową S.A. (KIR) umowę na zakup podpisu elektronicznego mSzafir dla pracowników Uczelni. To nowoczesne rozwiązanie, do którego użycia nie potrzeba karty i czytnika, a jedynie aplikacji mobilnej na telefonie właściciela podpisu.

Klucz prywatny użytkownika jest przechowywany w bezpieczny i certyfikowany sposób przez Krajową Izbę Rozliczeniową, zgodnie z wymaganiami eIDAS. KIR wpisana jest do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi zaufania.

Na początek możliwością utworzenia podpisu mSzafir zostaną objęci organizatorzy i wykładowcy studiów podyplomowych, przede wszystkim w celu usprawnienia wspomnianego obiegu umów i rachunków. Dodatkowo podpis będzie mógł być wykorzystywany przez wspomnianych pracowników także w przypadku innych aktywności zawodowych, np. podpisywania protokołu egzaminu dyplomowego na studiach licencjackich czy magisterskich, podpisywania dokumentów projektowych lub składania wniosków w Dziale Płac (np. dotyczących przekroczenia progu składek emerytalnych, zastosowania podatku 32%, wspólnego rozliczania się z małżonkiem, zmiany rachunku bankowego, urzędu skarbowego czy adresu korespondencyjnego).

Trzeba też pokreślić, że digitalizacja działalności Uczelni postępuje również dzięki wykorzystaniu oprogramowania Microsoft.

Szerokie rozpowszechnienie rozwiązań Microsoft w SGH sprawiło, że firma ta wyróżniła nas, wraz z trzema innymi szkołami wyższymi, przyznaną po raz pierwszy nagrodą „Uczelnia w Chmurze Microsoft”.

Narzędzia i technologie tej firmy są wykorzystywane przez nas już od wielu lat – zarówno do realizacji codziennych czynności administracyjnych, jak i prowadzenia dydaktyki czy projektów naukowych. Dzięki doświadczeniom z chmurowymi rozwiązaniami Microsoft mogliśmy niezwykle szybko i sprawnie przenieść całość dydaktyki do sfery zdalnej, co pozwoliło na nieprzerwaną realizację procesu kształcenia. W najbliższym czasie wdrożymy kolejne rozwiązania organizacyjne bazujące na tym oprogramowaniu, ułatwiające zarządzanie danymi i ich ochronę.

Cyfryzacja procesów administracyjnych i organizacyjnych w SGH to zadanie złożone i długofalowe. Serdecznie zachęcam do kontaktu i wskazywania przestrzeni do dalszych usprawnień w tym obszarze.