Z gabinetu kanclerza: dobre praktyki, którymi dzielimy się z innymi uczelniami
W obszarze zarządzania uczelnią często sięgamy po dobre wzorce z krajowego i międzynarodowego środowiska akademickiego, ale również wspieramy inne uczelnie, dzieląc się wypracowanymi rozwiązaniami. Przykładem jest działające w SGH Centrum Kompetencyjne EZD EDU.
Centrum Kompetencyjne EZD EDU powołaliśmy jeszcze w poprzedniej kadencji z myślą o długofalowym wspieraniu innych uczelni we wdrażaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Utworzyliśmy je we współpracy z twórcą oprogramowania, tj. Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku, który uznał nas za lidera EZD w sektorze szkolnictwa wyższego. Stopień elektronizacji obiegu dokumentów w SGH w ostatnich latach potwierdza ten status.
Dynamika przyrostu zarejestrowanych spraw w naszym EZD jest imponująca. Podczas gdy w 2015 roku było ich jedynie 4200, to w 2018 roku zanotowaliśmy prawie 7000, a w roku ubiegłym aż 10 000!
W EZD ewidencjonowana jest ponadto cała wychodzącą i przychodzącą korespondencja Uczelni, a jej łączny wolumen przekracza 50 000 rekordów rocznie. Jednocześnie dynamicznie rośnie wymiana korespondencji z innymi jednostkami publicznymi poprzez ePUAP.
W ramach Centrum Kompetencyjnego EZD EDU wspieramy obecnie cztery uczelnie we wdrażaniu systemu EZD. Są to Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, Uniwersytet Opolski, Politechnika Warszawska oraz Politechnika Łódzka.
Ponadto cztery inne ośrodki akademickie współpracują z naszym Centrum, samodzielnie rozwijając organizację czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych z zastosowaniem EZD. Warto dodać, że aktualnie system EZD PUW wykorzystuje aż 40 uczelni. To jednolite środowisko elektronicznego zarządzania dokumentacją stosują powszechnie urzędy wojewódzkie, jednostki samorządowe, administracja centralna, w tym ministerstwa, sądy powszechne oraz jednostki służby zdrowia – łącznie z wyżej wymienionymi ośrodkami akademickimi to ponad 600 instytucji publicznych.
Rola SGH w promowaniu nowoczesnych technologii w zarządzaniu ośrodkami akademickimi została zauważona przez ministra ds. informatyzacji, który w kwietniu br. zaprosił naszą Uczelnię do grona przedstawicieli administracji publicznej, którzy biorą udział w testach i rozwoju nowego chmurowego systemu – EZD RP, który docelowo zastąpi aktualnie wykorzystywany system EZD PUW.
Pod kierownictwem Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, przy współpracy z ośmioma uczelniami partnerskimi, trwają prace w zakresie wypracowania rozwiązań i standaryzacji elektronicznego zarządzania dokumentacją w wymiarze praktycznym, co przyczyni się do budowy jednolitych rozwiązań informatycznych dostosowanych do potrzeb szkolnictwa wyższego.
Prace te, koordynowane przez naszą ekspertkę, panią Małgorzatę Hyc z Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury SGH, koncentrują się na możliwości integracji systemu EZD RP ze specyficznymi dla różnych typów uczelni rejestrami i systemami informatycznymi. Projekt jest w fazie testów przedprodukcyjnych i uruchomienia w 16 pilotażowych jednostkach. Wdrożenie systemu EZD RP w SGH wraz z migracją aktualnie prowadzonych spraw planowane jest po roku 2023. Jednocześnie pracujemy na naszej uczelni nad wdrożeniem dodatkowych narzędzi wspomagających obieg i elektronizację dokumentów, coraz powszechniej stosując różnego rodzaju workflows, kwalifikowany podpis elektroniczny oraz zdalną autoryzację. Cyfryzacja procesów administracyjnych to działanie długofalowe, z wieloma wyzwaniami. Wszystkich Członków wspólnoty akademickiej SGH serdecznie zachęcam do kontaktu i współpracy w tym obszarze.
