Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązywały będą nowe zapisy w Kodeksie Pracy dotyczące m.in. urlopów ojcowskich i rodzicielskich, kontroli trzeźwości pracowników, zróżnicowania trwania umów na okres próbny, konieczności uzasadniana wypowiedzenia umowy na czas określony, zakazu zabraniania pracownikowi pozostawiania w stosunku pracy z innym pracodawcą oraz kwestii pracy zdalnej. Konsekwencje wprowadzenia niektórych regulacji z punktu widzenia zarządzania kapitałem ludzkim komentuje dr Hanna Kinowska.
Jednym z powodów, dla których HR jest niezwykle ekscytujący, jest stały napływ nowości. Nieustająco zmieniają się uwarunkowania, wśród których kluczowe miejsca zajmują oczekiwania pracowników i regulacje prawne. Ostatnie zmiany w Kodeksie Pracy dotyczące m.in. urlopów ojcowskich i rodzicielskich czy kwestii pracy zdalnej nakładają nowe obowiązki na pracodawców i działy HR. Wymagają weryfikacji istniejących regulacji i wprowadzenia nowych. W poniższym komentarzu skupię się na spodziewanych konsekwencjach uregulowania pracy zdalnej i wprowadzenia ograniczeń związanych z umowami na czas określony.
Praca zdalna: nowe regulacje mogą rozczarować
W polskim prawie dotychczas brakowało regulacji dotyczących pracy zdalnej, która jest formą elastyczną i pożądaną przez pracowników. Już na długo przed pandemią traktowana była jako atrakcyjny benefit, dostępny dla wąskiej, najbardziej zaufanej i cenionej grupy pracowników. Na koniec 2019 roku tylko 345 tys. osób z 16,4 mln pracujących w Polsce wykonywało swoje obowiązki służbowe poza miejscem zatrudnienia (GUS, 2019). Pandemia upowszechniła pracę zdalną. Wymogła zmiany organizacji pracy, bez czasu na wybór rozwiązań o potwierdzonej skuteczności. Nagła sytuacja skutkowała wyzwaniami związanymi z utrzymaniem efektywności pracy, zaangażowania oraz wpływała na równowagę między życiem osobistym i zawodowym (Juchnowicz & Kinowska, 2021).
Po trzech latach, mimo widocznej tendencji powrotów do biur, praca zdalna wciąż jest obecna. Z badań Pracuj.pl (2023) wynika, że w tym modelu pracuje aktualnie 28% Polaków (spadek o 6pp RDR). Możliwość pracy zdalnej jest magnesem w ofertach pracy, a jej brak zachęca pracowników do poszukiwania innego pracodawcy. Praktyka wskazuje na dużą różnorodność przyjętych rozwiązań. Pracownicy nie chcą pełnego powrotu do biura i jednocześnie większość nie preferuje pracy w pełni zdalnej. Ceniona jest elastyczność i możliwość wyboru modelu pracy.
W tych obszarach nowe regulacje rozczarowują.
Okazjonalna czy regularna praca zdalna?
Zgodnie ze zmianami w Kodeksie Pracy miejsce wykonywania pracy zdalnej będzie musiało zostać ustalone z pracodawcą, który będzie zobowiązany do zapewnienia materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy oraz pokrycia kosztów energii elektrycznej i internetu. Zasady pracy zdalnej powinny być opisane w regulaminie lub umowie z pracownikiem.
W prawie pojawiła się możliwość okazjonalnej pracy zdalnej na wniosek pracownika, w wymiarze 24 dni w roku. Z informacji od pracodawców i pracowników wynika, że kwestie zwrotu kosztów i okazjonalnej pracy zdalnej budzą najwięcej kontrowersji. Okazjonalna praca zdalna ucieszyła pracowników, którzy nie mogli do tej pory z niej korzystać, z uwagi na specyfikę swoich obowiązków. Została przez nich przyjęta jako dodatkowe dni wolne. W tych sytuacjach pracodawcy są zmuszeni do wyjaśniania odmów z uwagi na rodzaj i organizację pracy.
Ustawodawca narzucił na pracodawców identyczne obowiązki niezależnie od tego, czy praca zdalna jest wymagana, bez zapewnienia możliwości pracy w biurze, czy też stanowi atrakcyjny benefit dla pracownika, który może pojawiać się przy biurku, ale jeśli woli to może zostać w domu. W przypadku braku zapewnienia przez pracodawcę miejsca pracy, konieczność zwrotu kosztów wydaje się bezdyskusyjna. Pracodawca oszczędza na powierzchni biurowej i część tych oszczędności powinien przeznaczyć na zwrot kosztów, które musi ponieść pracownik.
Inaczej sytuacja wygląda, gdy pracodawca ma przygotowane biuro ze wszystkimi udogodnieniami, a praca zdalna jest wprowadzona w odpowiedzi na indywidualne potrzeby pracowników. Regulacja narzuca obowiązek zwrotu kosztów, co wiąże się z wymagającym skomplikowanego administrowania, zliczaniem dni zdalnych i w biurze, szczególnie w przypadku pełnej elastyczności dla pracowników.
Sytuacja jest jeszcze bardziej złożona w firmach produkcyjnych, gdzie nie na wszystkich stanowiskach możliwa jest praca zdalna. Możliwość korzystania z niej jest postrzegana jako uprzywilejowanie. Otrzymywanie z tego tytułu dodatkowych korzyści finansowych odbierane jest negatywnie. Pracownicy bez możliwości pracy zdalnej argumentują, że muszą, w przeciwieństwie do pracujących zdalnie, ponosić koszty dojazdu do pracy, które mogą być wyższe niż koszty pracy z domu i nie są objęte zwrotami.
Ze wstępnych obserwacji wynika, że pracodawcy w miarę swoich możliwości starają się utrzymać pracę zdalną. Modele wymuszone przez nowe regulacje są znacznie mniej elastyczne – w miejsce dowolności wprowadzany jest jeden, wspólny dla wszystkich objętych pracowników, bez uwzględnienia indywidualnych potrzeb i preferencji. W przypadku organizacji, które (np. z powodu kryzysu) nie mają możliwości przeznaczenia dodatkowych środków na zwrot kosztów, praca zdalna jest ograniczona do okazjonalnej. Niestety jej wymiar (24 dni w roku) wydaje się dwukrotnie za mały w stosunku do wcześniejszych praktyk.
Umowa na czas określony. Zmiany w KP ograniczają elastyczność
Druga wspomniana zmiana dotyczy umów na czas określony, a dokładnie konieczności podawania przyczyn ich rozwiązania oraz zawiadomienia o takim zamiarze organizacji związkowej. Podobnie jak regulacje dotyczące pracy zdalnej, również ta zmiana ogranicza elastyczność działania. Umowy na czas określony były stosowane w szczególności w przypadku zadań, na które zmieniało się zapotrzebowanie.
Brak konieczności uzasadnienia ich rozwiązania, dawał możliwość pracodawcy zmniejszania zatrudnienia na podstawie spodziewanej ilości pracy. Aktualne regulacje odbierają im elastyczność. Zrównują je z umowami na czas nieokreślony. Do tego pracownik po sześciu miesiącach u danego pracodawcy na umowie na czas określony może wystąpić z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy na czas nieokreślony, a osoby uznające, że zostały niezasadnie zwolnione, mogą domagać się przed sądem nie tylko odszkodowania, ale również przywrócenia do pracy.
Podsumowując można stwierdzić, że obie wspominane powyżej zmiany w Kodeksie Pracy skutkują ograniczeniem elastyczności. Cechą wspólną kilku ostatnich lat jest niepewność działania, wywołana pandemią, wojną, inflacją oraz spowolnieniem gospodarczym. Wymaga ona zarówno od przedsiębiorców jak i od pracowników dużej elastyczności. Aktualne zmiany w regulacjach ją ograniczają. Mimo tego, że są wprowadzane w dobrych intencjach (ochrona pracowników), wydają się posiadać potencjał do weryfikacji w celu dostosowania do bieżących wyzwań.
Bibliografia:
GUS. (2019). Aktywność ekonomiczna ludności Polski IV kwartał 2019 r. (Labour force survey in Poland – IV quarter 2019). https://stat.gov.pl/files/gfx/portalinformacyjny/pl/defaultaktualnosci/5475/4/36/1/aktywnosc_ekonomiczna_ludnosci_polski.pdf
Juchnowicz, M., & Kinowska, H. (2021). Employee Well-Being and Digital Work during the COVID-19 Pandemic. Information, 12(8)(293), 1–13. https://doi.org/https://doi.org/10.3390/info12080293
Pracuj.pl. (2023). Praca zdalna nieco mniej popularna. Badanie Pracuj.pl. https://media.pracuj.pl/229766-praca-zdalna-nieco-mniej-popularna-badanie-pracujpl
