Impuls do wprowadzenia zmian na lepsze

Impuls do wprowadzenia zmian na lepsze

Co zmieniła pandemia w kontekście administracji uczelni?

Zbliżający się koniec roku akademickiego to, z jednej strony, czas rozprężenia (wszak wkrótce wakacje), z drugiej zaś planowania, po letniej przerwie bowiem rozpoczyna się nowy rok akademicki. W tym przypadku wyzwaniem okaże się przewidzenie optymalnej formy prowadzenia zajęć dydaktycznych. Zanikająca trzecia fala pandemii COVID-19 niewątpliwie kusi, aby zajęcia zaplanować stacjonarnie, jednak wiadomo, że sytuacja może się zmienić, co najpewniej stanie się jesienią. Jest to zarazem doskonały moment do tego, aby przyjrzeć się temu, co pandemia przyniosła uczelniom, i które z tych zmian warto zachować niezależnie od rozwoju wydarzeń.

Działając w Stowarzyszeniu Forum Dziekanatów, od początku pandemii analizujemy to, w jaki sposób wpłynęła ona na uczelnianą administrację. W dwóch obszarach dała uczelniom impuls do wprowadzenia zmian na lepsze. Są to cyfryzacja procesów oraz zmiana postrzegania roli pracowników administracyjnych.

Cyfryzacja jest procesem widocznym gołym okiem – od niemal trzech semestrów budynki wielu uczelni były puste, a zajęcia odbywały się w trybie zdalnym. W zdecydowanej większości studenci i nauczyciele akademiccy mieli własne komputery i łącza internetowe, więc zmiana formy nauczania przyszła stosunkowo łatwo. Oczywiście, dotyczy to zajęć, w których taka formuła mogła się sprawdzić. W przypadku zajęć specjalistycznych, np. na uczelniach medycznych, okazywało się, że pokazanie studentom nagranych w laboratorium filmów nie zapewniało im wystarczającej wiedzy i umiejętności, zatem sami wykładowcy decydowali się na prowadzenie części zajęć w formie stacjonarnej. Umożliwiło to zresztą szczepienie wszystkich członków społeczności uczelni (nauczycieli akademickich, studentów i pracowników administracji) w grupie „0”.

W przypadku procesów operacyjnych, wspomagających obsługę procesu dydaktycznego i badania naukowe, cyfryzacja okazała się zdecydowanie bardziej skomplikowana. Gros dokumentów było i jest wytwarzanych w formie papierowej. Aby mieć dostęp do akt danego studenta czy danej sprawy, trzeba być na miejscu, w swoim biurze. Cyfryzacja tych procesów odbywała się na uczelniach niekiedy półśrodkami – dokument był procedowany elektronicznie, ale po jakimś czasie należało jednak przyjść i go podpisać. Ciężar uzupełnienia brakujących podpisów spoczywa na pracownikach administracyjnych odpowiednich działów (nawet jeżeli podpis składa nauczyciel akademicki, to jednak sterty dokumentów zalegają w biurach). Niektórych spraw w ogóle nie dało się prowadzić zdalnie ze względu na dominującą formę dokumentacji papierowej (np. sprawy kadrowe, finansowe). W innych przypadkach, nawet gdy dany dokument mógł zostać wytworzony elektronicznie, to i tak należało go wydrukować, ponieważ całość dokumentacji może być prowadzona w formie albo elektronicznej, albo papierowej, a nie mieszanej. Taka sytuacja występuje np. w przypadku dokumentacji przebiegu studiów – z drobnymi wyjątkami nie jest dopuszczalna forma hybrydowa, a żadnej uczelni w Polsce nie udało się wdrożyć w pełni elektronicznej e-teczki studenta. Jednak i w przepisach prawa powszechnie obowiązującego wprowadzono pewne zmiany, np. nie ma obowiązku wymagania od studentów potwierdzenia odbioru legitymacji. Przejście na formę zdalną było mniej problematyczne w obszarze realizacji projektów. Tu zdalna obsługa większości procesów była stosunkowo łatwa. Nadal dało się wspólnie wypełniać dokumenty, tyle że tym razem przez Teamsy, a bardziej złożone procesy – zobrazować instrukcją lub amatorskim filmikiem. Największą barierę cyfryzacji stanowiły procedowane papierowo umowy cywilnoprawne i rachunki.

Uczelnie radzą sobie z cyfryzacją na różne sposoby. Niektóre zainwestowały w systemy teleinformatyczne i obecnie finalizują prace nad elektronicznym systemem doręczeń decyzji administracyjnych, inne wprowadzają stopniowe zmiany – np. możliwość elektronicznego podpisania ślubowania czy protokołu z obrony pracy dyplomowej. W uczelniach, gdzie dominowały podania składane w formie papierowej, duży nacisk położono na cyfryzację tego procesu – wszak skoro zajęcia odbywają się zdalnie, trudno wymagać od studenta, aby wybierał się specjalnie do dziekanatu po to, by złożyć podanie. Równolegle nastąpiła zmiana mentalna – papier, pieczątki i parafki straciły nieco na znaczeniu. Okazywało się, że wystarczy napisać e-mail i również da się coś załatwić. Oczywiście, nie dotyczy to spraw wymagających z natury rzeczy biurokratycznych atrybutów, ale takich spraw, których sposób procedowania zależał od zwyczaju.

Sposób postrzegania roli pracowników administracyjnych to druga zmiana, którą zaobserwowałyśmy na wielu uczelniach. W czasie lockdownu okazało się, że to oni zapewniają szkole wyższej możliwość funkcjonowania i w dużej mierze komfort pozostałym członkom wspólnoty akademickiej. Aby nauczyciel mógł prowadzić zajęcia online, wszak potrzebny jest informatyk, który skonfiguruje Teamsa, natomiast aby mógł się odbyć egzamin dyplomowy online, a student uzyskać dyplom w ciągu 30 dni, pracownik dziekanatu musi gromadzić protokoły z obron i wysłać dyplom. Dodatkowo, aby wszyscy umieli wykonać swoje zadania online, pracownicy administracji niejednokrotnie prowadzili szkolenia z obsługi systemów zapewniających realizację podstawowych funkcji.

Po trzech semestrach pandemii nikt nie ma wątpliwości, że uczelnie sprostały wyzwaniu zdalnej edukacji. Pracownicy administracyjni w zdecydowanej większości przypadków stanęli na wysokości zadania. Paradoksalnie nadzwyczajne okoliczności zdalnego funkcjonowania spowodowały, że relacje między pracownikami administracyjnymi i nauczycielami akademickimi stały się bliższe, bardziej bezpośrednie, dotyczyły innych zagadnień niż zwykła uczelniana biurokracja. Nierzadko wiązało się to ze zmianą pozycji tych pierwszych i sposobu postrzegania na uczelni. Stali się widoczniejsi (choć ich praca z natury rzeczy jest niewidoczna) i jeszcze bardziej niezastępowalni. W przypadkach, gdy kierownik danej jednostki administracyjnej sam mógł zorganizować pracę swojego zespołu, była to dodatkowa okazja, aby dał się poznać jako partner dla władz administracyjnych uczelni, jeśli tak zorganizowane jednostki funkcjonowały sprawnie.

W dwóch obszarach pandemia dała uczelniom impuls do wprowadzenia zmian na lepsze. Są to cyfryzacja procesów oraz zmiana postrzegania roli pracowników administracyjnych.

Wydaje się, że i władze różnych uczelni w jeszcze większym stopniu dostrzegły rolę i znaczenie pracowników administracyjnych. Nasze stowarzyszenie nawiązało wiosną współpracę z Konferencją Rektorów Akademickich Szkół Polskich – będziemy wspólnie pracować na rzecz lepszego współdziałania i zrozumienia pomiędzy nauczycielami akademickimi a pracownikami administracyjnymi oraz podniesienia prestiżu pracy w uczelnianej administracji. Wiążemy z tą współpracą spore nadzieje, ponieważ dobrze funkcjonująca administracja uczelni jest w interesie nie tylko samych pracowników administracyjnych, ale i całej wspólnoty uczelnianej. Zilustrujemy to na przykładzie dotyczącym nas obu.

Działamy w stowarzyszeniu, pracujemy na jednej uczelni, jednak należymy do odrębnych światów – jedna z nas jest nauczycielem akademickim, a druga pracownikiem administracyjnym. Pierwsza ma, od czasu do czasu, pomysł na nowy projekt i zapaloną z głową pełną pomysłów biegnie do działu drugiej, mając przed oczami zbliżający się termin składania wniosków i niekończące się rubryczki w budżecie, które jakoś trzeba wypełnić. W dziale drugiej jest obsługiwanych obecnie ponad 120 projektów, a w trakcie kulminacji składania wniosków (np. do NCN) od 20 do 40 osób potrzebuje indywidualnego wsparcia w przygotowaniu takich dokumentów. Pierwsza z nas ma cel indywidualny (uzyskać jak największe wsparcie, by przygotować najwyższej jakości wniosek na czas), druga – cel instytucjonalny (pomóc wszystkim zainteresowanym przy ograniczonych zasobach kadrowych, a jednocześnie skontrolować, czy wizje pierwszej spinają się z wymogami formalnymi). Do tego dochodzą jeszcze rutynowe działania i niemal codziennie kilka większych lub mniejszych „pożarów”, czyli spraw, które pojawiają się nagle, niezapowiedzianie i są na tyle ważne, że trzeba nimi natychmiast się zająć. W zawodowym świecie pierwszej z nas są terminy, ale „pożarów” raczej nie ma.

Taka sytuacja może prowadzić do napięć, a już na pewno do rozbieżności priorytetów i to właściwie na styku każdej sprawy. W przypadku uzyskania dofinansowania projektu pierwsza z nas niecierpliwie będzie czekać i zastanawiać się, dlaczego jeszcze nie można wnioskować o dodatek zadaniowy albo wysłać draftu umowy, natomiast dział drugiej będzie w tym czasie zbierał kolejne podpisy, uwagi do dokumentów, sprawdzał je i procedował dalej – podobnie jak w przypadku kilkunastu innych tego typu spraw w tym samym czasie. Gdy pierwsza z nas napotka organizacyjną trudność, to druga ma „pożar”, który może gasić wyłącznie w ramach stosownych przepisów, a nie poza nimi (co mogłaby podpowiadać fantazja pierwszej).

Jeżeli po drugiej stronie dostrzeżemy człowieka, a nie wykonywaną przez niego funkcję, wspólnie będziemy działać na rzecz realizacji misji uczelni.

Pandemia, być może, niewiele pomogła w rozwiązaniu tej konkretnej sytuacji, ale położyła fundament pod zmianę relacji między naszymi odrębnymi światami, tak aby współpracowało się lepiej. Pierwszym krokiem na drodze do tej współpracy jest dostrzeżenie człowieka (a nie tylko wykonywanej przez niego funkcji) po drugiej stronie oraz zdanie sobie sprawy z szerszego kontekstu tego, co on robi. Na jednym z badanych przez nas wydziałów do takiej zmiany doszło przy okazji… organizacji zdalnych obron. Członkowie komisji byli wspomagani przez pracowników dziekanatów. Zdalne obrony były okazją do wzajemnego poznania się, a niekiedy zobaczenia się po raz pierwszy. Pracownicy przynoszący niegdyś dokumenty na obronę przed godziną 8:00 stali się osobami poznawanymi bezpośrednio. Rozmowy między obronami pokazały, że obie grupy mają wspólne zainteresowania, a także psy czy koty, które niekiedy pokazywały się w tle. Nauczyciele akademiccy dostrzegli, jak wielkie znaczenie dla ich pracy mają pracownicy administracji, a stąd już krok do wspólnego miejsca pracy, które śmiało można byłoby nazwać „uczelnią z duszą” – uczelnią bez zbędnej biurokracji (bo tej niezbędnej wystarczająco dużo dostarczają nam regulacje zewnętrzne), opartą na wzajemnym szacunku, wolną od stresu (chyba że zbliża się coś ważnego, np. ewaluacja), wzajemnej niechęci i apatii, za to nastrajającą pozytywną energią; uczelnią, którą każdy z jej interesariuszy mógłby określić jako „wspólnotę”  i faktycznie w ten sposób ją postrzegać.  

Myśląc o tym, co pandemia zmieniła w kontekście administracji uczelni, warto zastanowić się jeszcze nad tym, co po niej pozostaje. Piszemy ten tekst w przededniu powrotu pracowników administracji do pracy stacjonarnej, w związku z poprawą ogólnej sytuacji epidemicznej. Zajęcia do końca semestru będą prowadzone zdalnie, a jak będzie od nowego roku akademickiego, czas pokaże. Jedno jest pewne – nauczyliśmy się funkcjonować w trudnych warunkach i być może warto te doświadczenia dalej rozwijać i wykorzystywać. To jest pierwszy obszar zmian wywołanych pandemią – cyfryzacja. Jednak warunkiem koniecznym do tego, aby przebiegła ona skutecznie, jest obszar drugi – zmiana kultury organizacyjnej w kierunku naszych światów równoległych, opartych na relacjach partnerskich. Jeżeli po drugiej stronie dostrzeżemy człowieka, a nie wykonywaną przez niego funkcję, wspólnie będziemy działać  na rzecz realizacji misji uczelni.


DR HAB. KATARZYNA GÓRAK-SOSNOWSKA, prof. SGH, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, Kolegium Ekonomiczno-Społeczne SGH, prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; LIDIA TOMASZEWSKA, kierownik Działu Obsługi Projektów SGH

Stowarzyszenie Forum Dziekanatów powstało w 2018 r. i ma swoją siedzibę w SGH.

  • Liczba członków: 164.

  • Liczba uczelni, na których pracują: 58.

  • Liczba członków z SGH: 14.

Jednostki, w których pracują, to: Centrum Technologii Informatycznych, Dział Obsługi Projektów, Dział Obsługi Studentów, Dziekanat Studium Magisterskiego, Instytut Infrastruktury, Transportu i Mobilności, Instytut Ryzyka i Rynków Finansowych, Instytut Studiów Międzynarodowych.
forum-dziekanatow.pl