Kanclerz SGH: Doskonalenie organizacyjne dla nowoczesnej uczelni

Z pewnością najbardziej zauważalnym tegorocznym osiągnięciem jest budowa nowego gmachu przy ul. Batorego. Uzyskaliśmy już stan surowy zamknięty, z zakończonym etapem montażu szklanej elewacji. Jesteśmy w trakcie montażu instalacji wewnętrznych, a przed nami wymagający etap prac wykończeniowych oraz wyposażania budynku w nowoczesną infrastrukturę użytkową. Dzięki ogromnemu wysiłkowi zarówno generalnego wykonawcy – firmy Erbud, jak i zespołu SGH, który wspiera inżynier kontraktu – firma Sweco, prace przebiegają zgodnie z planem. Dziesiątki narad budowlanych, analiz i spotkań koordynacyjnych przynoszą wymierne efekty.

Warto podkreślić, że bardzo zaawansowane są również prace architektoniczne nad nową odsłoną Klubu Park. Nowy Pawilon Parkowy SGH będzie przestrzenią łączącą trzy ważne funkcje:  działalność edukacyjną, wydarzenia promujące kulturę oraz aktywność studentów. Będzie to miejsce z salami dydaktycznymi i warsztatowymi, a także przestrzeniami wystawienniczymi oraz coworkingowymi przeznaczonymi dla organizacji studenckich i  zespołów. Wraz z nowym rokiem akademickim powinniśmy ogłosić przetarg na budowę Pawilonu.

W obszarze zarządzania finansami niewątpliwym tegorocznym sukcesem uczelni było utworzenie Grupy VAT SGH (wraz ze spółką SGH Serwis sp. z o.o.) – po wprowadzeniu nowych regulacji prawnych wdrożyliśmy to rozwiązanie jako pierwszy podmiot publiczny i dziewiąta organizacja w Polsce, uzyskując efekt oszczędnościowy w kwocie ponad 1,5 mln zł w rocznej skali. Dzięki wysiłkom zespołu Kwestury spodziewamy się jeszcze większych oszczędności z tego tytułu w kolejnych latach. Ponadto udostępniliśmy usługę ePIT, umożliwiającą elektroniczne pobieranie PIT-11 przez pracowników uczelni za pomocą portalu HCM.

Warto również pokreślić nasze działania w ramach cyfryzacji procesów organizacyjnych uczelni. Jednym ze strategicznych projektów jest wdrożenie systemu CRM, który będzie kompleksowo wspomagał budowanie i utrzymanie relacji z kluczowymi interesariuszami uczelni – kandydatami, studentami i absolwentami, zarówno w ramach programów studiów wyższych, jak i podyplomowych. Dla tych ambitnych celów zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu Dynamics firmy Microsoft. System docelowo będzie wspierał również nasze kontakty naukowe, konferencyjne i biznesowe, a ponadto pomoże w rozwinięciu działalności fundrasingowej. W ramach przygotowań do projektu zbudowaliśmy scentralizowany system do zarządzania zgodami na kontakt, który dzięki profesjonalizacji i kompleksowemu podejściu uwzględniającemu cel kontaktu już przynosi korzyści, nie tylko w CRM. Jesteśmy po udanym etapie wdrożenia CRM w SGH – za pośrednictwem systemu przeprowadziliśmy już ponad 50 kampanii, które usprawniły komunikację uczelni z kandydatami, studentami i absolwentami.

Wśród kluczowych inwestycji w ramach transformacji cyfrowej SGH  warto również wymienić:

• integrację systemu Oferty Dydaktycznej SGH ze Sprawozdaniami Nauczyciela Akademickiego,
• wdrożenie nowego modułu rekrutacji dla studentów przyjeżdżających – Erasmus Without Paper,
• uruchomienie nowej, ergonomicznej i lepiej dostosowanej do aktualnych potrzeb wersji systemu wspierającego proces rekrutacji na wyjazdy stypendialne studentów SGH,
• przygotowanie nowego, wieloetapowego systemu deklaracji studenckich na bazie USOS,
• wdrożenie międzynarodowych usług federacyjnych eduGAIN, umożliwiających logowanie się do systemów innych uniwersytetów kontem SGH,
• rozpoczęcie prac nad wdrożeniem nowego systemu parametrycznego w obszarze aktywności naukowej pracowników i osiągnięć doktorantów,
• jak również realizację dwóch dużych projektów w ramach Inkluzywnej SGH – wdrożenia nowego systemu IT do zarządzania portfelem projektów organizacji studenckich oraz uruchomienia internetowych chatbotów, wspierających komunikacyjnie procesy rekrutacyjne i obsługę studentów przez dziekanaty.

Ponadto nasz Internetowy System Rekrutacyjny jest już dostępny z urządzeń mobilnych, a nawigowanie w nim pozbawione jest barier także dla osób ze szczególnymi potrzebami. W kontekście inSGH należy też podkreślić udaną realizację powszechnych szkoleń uwrażliwiających z zakresu dostępności cyfrowej oraz metodycznych, które pozwoliły nam wszystkim spojrzeć w zupełnie innej, nowej perspektywie na dostępność uczelni dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Bardzo zauważalnym dla wszystkich interesariuszy efektem prac Zespołu Promocji i IT było wdrożenie w tym roku nowej strony internetowej uczelni, opartej o nowoczesny CMS Drupal. Migracja ta była bardzo złożonym i wielomiesięcznym przedsięwzięciem, angażującym dziesiątki pracowników ze wszystkich jednostek organizacyjnych SGH.  Wiązała się z przeniesieniem ponad 2200 stron, przy jednoczesnym doskonaleniu komunikatów i ergonomii serwisu. Powstał nowoczesny portal, dostosowany do obecnych potrzeb i wymagań, sprawnie działający zarówno na przeglądarkach komputerowych, jak i w wersji mobilnej.

Podstawę pomyślnej transformacji cyfrowej uczelni stanowią efektywne procesy organizacyjne. Mapowanie i doskonalenie procesów operacyjnych służy ich automatyzacji, zwiększeniu bezpieczeństwa i ciągłości działania uczelni. Aby doskonalić procesy w SGH, uruchomiliśmy specjalny  projekt. W jego pierwszym etapie zajęliśmy się uzgodnieniem spójnego podejścia do analizy i modelowania procesów oraz wyborem odpowiedniego do tego narzędzia IT. Zdecydowaliśmy się na system Aris firmy Software AG, która w ramach współpracy z SGH  przystąpiła do naszego Klubu Partnerów. Jest to od wielu lat wiodące na rynku narzędzie wspierające transformacje procesów w organizacjach. Uzgodniliśmy także listę procesów biznesowych i ich strukturę. Kroki te umożliwiły rozpoczęcie mapowania i usprawniania pierwszych kluczowych procesów organizacyjnych uczelni. Transformacja cyfrowa uczelni to nie tylko duma z wdrażania kolejnych systemów informatycznych i aplikacji, ale także obowiązek zapewnienia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Służy temu projekt wdrożenia standardów rodziny ISO 27000, który zapewni odpowiednie polityki i procedury postępowania i wesprze systemowe zarządzanie ryzykami zidentyfikowanymi dla stale rozbudowującego się środowiska informatycznego i zasobów informacyjnych uczelni.

Podsumowanie roku akademickiego 2022/2023 pozwolę sobie zamknąć klamrą w postaci powrotu do tematu inwestycji w infrastrukturę uczelni i najbliższych planów w tym zakresie. Warto przypomnieć o technicznym przygotowaniu ponad 120 sal dydaktycznych do realizacji zajęć w formie hybrydowej, jak również o dalszej wymianie źródeł światła i optymalizacji ogrzewania, co przyniosło 14-procentowe oszczędności na c.o. rok do roku. Ponadto przygotowywana jest gruntowna modernizacja Budynku A, która zwiększy bezpieczeństwo i komfort jego użytkowników. W postępowaniu przetargowym wyłoniony został inżynier kontraktu, a przed nami kluczowy etap wyboru firmy, która podejmie się tej trudnej i wymagającej modernizacji zabytkowego budynku. I na koniec – jako kropka nad i: finalizowana jest kompleksowa modernizacja Domu Studenta „Grosik”. W nadchodzącym roku akademickim 2023/2024 oddamy studentom nowoczesne przestrzenie – segmenty składające się z dwóch pokoi, z własną kuchnią i łazienką. Będzie to zatem zupełnie nowy standard zakwaterowania.

dr Marcin Dąbrowski

Kanclerz SGH