CIVICA Student Engagement Fund. Podsumowanie pierwszego naboru

W ramach CIVICA SGH odpowiedzialna jest za obszar budowania wspólnoty i tożsamości aliansu przede wszystkim wśród studentów, ale również i pozostałych członków społeczności akademickiej uczelni partnerskich (Working Package 9 – Community and Identity). Jedną z inicjatyw realizowanych w tym obszarze jest Student Engagement Fund (SEF), którego działalność chciałybyśmy przedstawić w niniejszym artykule.

Stworzeniu SEF przyświecała idea zapewnienia studentom i badaczom na wczesnym etapie rozwoju kariery naukowej (Early Stage Researchers - ESR) z uczelni CIVICA możliwości wspólnej realizacji projektów odpowiadających co do zasady aktywności uczelnianych organizacji studenckich, funkcjonujących niezależnie w niemal wszystkich uczelniach aliansu (z wyjątkiem rumuńskiej SNSPA). W ramach WP9 zarezerwowano zatem środki na tego rodzaju aktywności – każda uczelnia CIVICA mogła zdecydować o wysokości alokowanych funduszy, a o ich rozdysponowaniu decydują wyniki postępowania konkursowego. Co do zasady wysokość środków przeznaczonych przez jedną uczelnię na projekty SEF została ograniczona do 10 000 EUR na rok akademicki i 3000 EUR na jeden projekt. Ponadto, łączna wartość wydatków w ramach jednego projektu SEF nie może przekroczyć 10 000 EUR.

Projekty zgłaszane w ramach SEF powinny promować i wspierać europejską współpracę i międzykulturowe zrozumienie poprzez zaangażowanie studentów i ESR z co najmniej dwóch uniwersytetów partnerskich CIVICA i być w pełni zgodne z lokalnymi zasadami i politykami regulującymi inicjatywy prowadzone przez studentów i ESR na każdym z zaangażowanych uniwersytetów partnerskich. Ponadto, powinny one mieścić się w czterech priorytetach tematycznych CIVICA:

1. Społeczeństwa w okresie transformacji.
2. Kryzysy Ziemi.
3. Demokracja w XXI wieku – Europa na nowo.
4. Technologie oparte na danych dla nauk społecznych lub w ogólnych priorytetach UE, takich jak przede wszystkim zrównoważony rozwój, wielojęzyczność, różnorodność i integracja, solidarność, promowanie kultury europejskiej i interakcji kulturowych.

Uruchomienie SEF jest wynikiem pracy zespołu roboczego składającego się z przedstawicieli wszystkich uczelni CIVICA, a przygotowania do jego uruchomienia poprzedzone były m.in. organizacją Student Association Forum w listopadzie 2023 r. [CIVICA Student Association Forum | Gazeta SGH]

Zgodnie z Regulaminem SEF, inicjatywy studenckie mogą obejmować bardzo szeroki zakres działań realizowanych przy uczestnictwie zespołów z co najmniej dwóch uczelni aliansu – począwszy od konkursów, konferencji, warsztatów czy hackathonów. Wydarzenia takie mogą być organizowane zarówno w wersji online, hybrydowej, jak i przy założeniu mobilności fizycznych między uczelniami CIVICA. Dokładne zasady konstruowania budżetu projektów SEF (łącznie z kategoriami wydatków akceptowalnych i niedopuszczalnych) oraz procedury związane z oceną projektów i podejmowaniem decyzji o ich finansowaniu zostały ujęte w Regulaminie SEF oraz ogłoszeniach konkursowych.

Co do zasady, przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu obejmuje pięć etapów:

1. Nawiązanie kontaktów ze studentami z innych uczelni partnerskich CIVICA.
2. Przygotowanie szczegółowej koncepcji projektu, obejmującej sposoby zaangażowania uczestników z minimum dwóch uczelni CIVICA, wskazanie związku danego projektu z priorytetami CIVICA i UE oraz plan realizacji projektu, obejmujący wstępny harmonogram.
3. Przygotowanie szczegółowego budżetu projektu, złożonego z budżetów częściowych, finansowanych przez zaangażowane uniwersytety CIVICA.
4. Pozyskanie wstępnej akceptacji budżetu przez lokalnych koordynatorów pakietu WP9 na wszystkich zaangażowanych w projekt uczelniach.
5. Złożenie kompletnego wniosku o dofinansowanie projektu.

Po etapie weryfikacji formalnej zgłoszone wnioski podlegają ocenie przez Komitet SEF, złożony z przedstawicieli uczelni partnerskich i Sekretariatu CIVICA oraz członków CIVICA Student and ESR Board. Na podstawie ocen punktowych sporządzana jest lista rankingowa projektów – przy przyznawaniu środków na finansowanie brane są jednak pod uwagę również ograniczenia finansowe, związane z limitami SEF (wspomniane wcześniej ograniczenie alokacji środków przez każdą uczelnię na dany rok akademicki). Finansowane są zatem najwyżej ocenione projekty, które jednocześnie mieszczą się w limitach finansowania wszystkich zaangażowanych instytucji.

Pierwszy konkurs w ramach SEF został rozstrzygnięty pod koniec grudnia 2024 r. Jest to więc doskonała okazja na zaprezentowanie jego wyników, a także podsumowanie i wyciągnięcie pierwszych wniosków z funkcjonowania SEF. W ramach tego konkursu ostatecznie zgłoszono 28 wniosków o dofinansowanie projektów, z których 21 spełniało wymogi formalne i zostało przekazane do oceny merytorycznej. Podstawowym problemem okazało się, że pomimo wyraźnych postanowień regulaminu SEF, część zespołów projektowych nie zdobyła w terminie wstępnych akceptacji budżetów z wszystkich zaangażowanych uczelni.

Wnioski projektowe spełniające wymagania formalne oceniono na podstawie czterech kryteriów określonych w Regulaminie SEF:

• jakość i wartość dodana projektu (0-20 punktów);
• wpływ na społeczność studencką, również pod względem liczby studentów, którzy zostaną zaangażowani/do których dotrze projekt, a także liczby uniwersytetów CIVICA zaangażowanych we wniosek (0-10 punktów);
• adekwatność tematyczna projektu – zgodność inicjatywy z obszarami tematycznymi CIVICA/priorytetami strategicznymi UE/obszarami tematycznymi (0-10 punktów);
• wykonalność projektu i adekwatność budżetu (kryterium to obejmuje kwalifikowalność planowanego budżetu i efektywność wydatków, zdefiniowaną jako spójność wnioskowanego finansowania z planowanymi działaniami i rezultatami projektu) (0-10 punktów).

Pomimo wysokiej oceny merytorycznej niemal wszystkich zgłoszonych projektów, Komitet SEF mógł przyznać finansowanie zaledwie trzynastu z nich (informacje na temat tych projektów można znaleźć na stronie CIVICA Bringing students’ ideas to life). Czynnikiem decydującym okazały się ograniczone środki alokowane na pierwszy konkurs w ramach SEF. Zgodnie z regulaminem wyczerpanie środków finansowych na danej uczelni przez projekty najwyżej notowane na liście rankingowej skutkowało brakiem możliwości realizacji innych dobrych, choć niżej notowanych projektów. Mając na celu chęć jak najlepszego rozdysponowania ograniczonych środków, koordynatorzy WP9 podjęli w kilku przypadkach negocjacje z zespołami projektowymi, które dzięki obniżeniu kwoty wnioskowanych wydatków lub ostatecznej zgodzie na bezkosztowy udział uczelni w pewnych projektach, umożliwiły sformułowanie ostatecznej listy dofinansowanych projektów.

Na podstawie analizy zgłoszonych wniosków projektowych można sformułować kilka wstępnych wniosków dotyczących SEF.  Po pierwsze, studenci aliansu CIVICA przygotowali niezwykle interesujące projekty, podejmujące szereg istotnych problemów społecznych – począwszy od ochrony praw kobiet, przez problematykę migracji międzynarodowych, zrównoważoną transformację miast, wyzwania związane ze sztuczną inteligencją czy współczesne zagrożenia dla demokracji w Europie.

Zdecydowana większość zgłoszonych projektów zakładała realizację w ich ramach krótkich wymian studentów między uczelniami CIVICA, choć w wielu przypadkach przewidziano również organizację wydarzeń o charakterze hybrydowym lub online. Wśród zgłoszeń przeważały projekty na mniejszą skalę, tj. angażujące studentów z dwóch lub trzech uczelni CIVICA. Ponadto, można było zauważyć, że społeczności studenckie poszczególnych uczelni w różnym stopniu skorzystały z możliwości sięgnięcia po dofinansowanie projektów w ramach SEF. Wśród uczelni zaangażowanych w największą liczbę zgłoszonych projektów znalazły się London School of Economics, Sciences Po i Hertie School. 

Na podstawie doświadczeń pierwszego zaproszenia do składania wniosków (ang. call for proposals) w ramach SEF prowadzony jest obecnie przegląd regulacji i procedur funduszu. Kolejny nabór projektów zostanie ogłoszony wczesną jesienią 2025 r. Zespoły studenckie rozważające możliwość realizacji projektu wspólnie z kolegami z innych uczelni CIVICA zachęcamy jednak do jak najwcześniejszego kontaktu z Centrum Współpracy Międzynarodowej celem uzyskania pełnych informacji o zasadach SEF.

Ponadto, korzystając z okazji, jaką stwarza publikacja niniejszego artykułu na łamach „Gazety SGH”, chciałybyśmy zwrócić się do organizacji studenckich SGH z gorącą prośbą o rejestrację w bazie CIVICA. Ułatwi to nawiązanie kontaktów ze studentkami i studentami z innych uczelni, co jest warunkiem koniecznym wnioskowania o środki z puli SEF.  Zachęcamy wszystkich czytelników do śledzenia na bieżąco informacji o wydarzeniach organizowanych w ramach projektów SEF.  

MAŁGORZATA CHROMY, dyrektor CWM, manager CIVICA w SGH

dr MAŁGORZATA ZNOYKOWICZ-WIERZBICKA, zastępca dyrektora CWM, koordynator WP9 w CIVICA