Dwa tytułowe elementy wydają się całkowicie ze sobą niepowiązane. Jak bowiem doręczenie ma świadczyć o współpracy, chyba że jest to współpraca doręczającego i odbierającego, ale wówczas, gdzie jest jego wartość? Seminarium praktyczne poświęcone wdrożeniom e-Doręczeń na uczelniach, które zorganizowało Stowarzyszenie Forum Dziekanatów w wirtualnych progach SGH pokazało, że nawet coś tak praktycznego jak wdrożenie nowej e-usługi może mieć wymiar symboliczny. W naszym przypadku chodzi o wartość współpracy i myślenia strategicznego. A obie te wartości mają swój początek w znanym na naszej uczelni systemie EZD.
Stare-nowe szaty EZD PUW
Systemu EZD PUW nie trzeba przedstawiać żadnemu pracownikowi SGH. Opracowano go w 2011 roku w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim, a obecnie powstaje jego nowa wersja EZD RP tworzona przez Ministerstwo Cyfryzacji oraz NASK, natomiast EZD PUW dalej rozwijane jest przez wspomniany urząd. W Szkole Głównej Handlowej w Warszawie EZD PUW używamy od ośmiu lat, a niedawno przekroczyliśmy pułap 1,4 mln zarejestrowanych dokumentów.
Pamiętamy wszyscy trudne początki wdrożenia EZD PUW. Skoro sprawy załatwiało się w formie papierowej, krążąc nierzadko od pokoju do pokoju, aby zebrać podpisy, po co ładować je jeszcze do jakiegoś systemu. Szczególnie uciążliwe było funkcjonowanie w rzeczywistości równoległej, a zatem procedowanie sprawy w formie papierowej i dodatkowo elektronicznie w EZD PUW. I choć EZD PUW miał swoich entuzjastów na uczelni (nie tylko w CTII), to jednak istniało również spore grono sceptyków. Pandemia COVID-19 zweryfikowała poglądy sceptyków. Okazało się, że elektroniczny obieg dokumentów jest jedyną opcją w sytuacji, gdy uczelnie zostały de facto zamknięte, a zajęcia prowadzone są zdalnie. Mówiąc wprost, bez EZD PUW nie dało się żyć.
Obecnie z systemu korzysta 45 uczelni (ezd.gov.pl - Partnerzy), a SGH jest jednym z dwóch centrów kompetencyjnych, które wspiera uczelnie we wdrożeniach. Decyzja o wdrożeniu EZD PUW w SGH, która została podjęta niemal dekadę temu, okazała się strzałem w dziesiątkę. Nie dość, że umożliwia ona obecnie elektroniczny obieg dokumentów w sposób transparentny i przejrzysty, a także ich sprawne wyszukiwanie i procedowanie, to dodatkowo okazała się zbawieniem, jeżeli chodzi o e-Doręczenia – nowy wymóg w zakresie doręczania korespondencji.
Na czym polegają e-Doręczenia?
Za niecałe dwa miesiące podmioty publiczne czeka rewolucja w zakresie doręczania pism do innych instytucji lub do obywateli. Będziemy zobowiązani do korzystania z adresu do doręczeń elektronicznych poprzez PURDE (Publiczną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) – o ile nasz adresat ma adres w BAE (bazie adresów elektronicznych), albo PUH (Publiczną Usługę Hybrydową) – jeżeli adresu w BAE nie ma. W pierwszym przypadku korespondencja jest całkowicie elektroniczna, natomiast w drugim – wychodzi w postaci elektronicznej z uczelni, a następnie jest drukowana i przekazywana przez operatora wyznaczonego (do 2025 r. Pocztę Polską) do adresata.
W przypadku korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi e-Doręczenia nie stanowią problemu, ponieważ podmioty te są zobowiązane do założenia stosownej skrzynki. Przesyłanie korespondencji przebiega sprawnie – jak na przykładzie wymiany testowej korespondencji pomiędzy SGH a Dyrekcją Generalną Lasów Państwowych. Korespondencja z podmiotem niepublicznym, np. ze studentem jest nieco bardziej złożona, w tym sensie, że nie każdy obywatel ma adres w BAE.
W SGH problem e-Doręczeń został rozwiązany poprzez integrację istniejącego systemu EZD PUW z tą usługą. Dodatkowo, w przypadku konieczności wysyłania korespondencji masowej (np. decyzji administracyjnych w sprawach studenckich) został opracowany prototyp robota, który będzie pomagał szybciej dołączyć decyzję do EZD PUW, podobnie jak podczas pandemii sprawnie raportował do Sanepidu kontakty z osobą zakażoną.
Uczelnie powinny dzielić się nie tylko wiedzą naukową, ale i praktyczną
Asumptem do zorganizowania seminarium o e-Doręczeniach było badanie ankietowe zrealizowane przez nas wraz z zespołem Stowarzyszenia Forum Dziekanatów w połowie września br. Okazało się, że pracownicy wielu uczelni uważają, że ich uczelnie nie są przygotowane na e-Doręczenia, a oni sami nie mają wiedzy na ten temat. W gronie Stowarzyszenia zdecydowaliśmy się na pokazanie kilku opcji wdrożenia e-Doręczeń na naszych uczelniach w obecnym (nie zawsze jednoznacznym) stanie prawnym.
Prezentacja rozwiązania SGH była jedną z naturalnych opcji. Pozostałe przykłady wdrożeń dotyczyły utworzenia własnego systemu do e-Doręczeń w Akademii Leona Koźmińskiego oraz integracji własnego systemu EOD z usługą e-Doręczeń. Rozwiązanie przyjęte przez SGH wydało się jednak szczególnie przyjazne. Wiele innych uczelni ma bowiem EZD PUW, a stąd krótka droga do integracji z e-Doręczeniami, a co więcej EZD PUW jest systemem przystępnym cenowo i powszechnym. Po seminarium, w którym udział wzięło ponad 850 osób, otrzymaliśmy sporo zapytań od uczelni na temat wdrożeń EZD PUW, integracji EZD PUW z e-Doręczeniami, a nawet prototypu naszego robota.
Uczestnicy seminarium bardzo chwalili sobie otwartość prelegentów i chęć podzielenia się swoimi wdrożeniami. Okazało się, że prezentacje informatyków (jako że te trzy wdrożenia przedstawiali informatycy) są zrozumiałe dla bardzo zróżnicowanego grona osób. Jako osoby pracujące w SGH i działające w Stowarzyszeniu Forum Dziekanatów cieszyła nas liczna, ponad 30-osobowa reprezentacja pracowników SGH na seminarium.
O ile w świecie naukowym współpraca i wymiana doświadczeń jest naturalnym elementem „robienia” nauki, w świecie administracyjnym nie jest to tak oczywiste. Jednostki administracyjne na poszczególnych uczelniach są często swoistymi autarkiami – koncentrują się na sprawach swoich uczelni, nie zastanawiając się nad tym, czy może gdzieś w przestrzeni akademickiej tę samą sprawę rozwiązano inaczej, być może efektywniej.
Seminarium praktyczne poświęcone wdrożeniu e-Doręczeń miało właśnie taką funkcję: Podzielenia się wiedzą i doświadczeniem przez te uczelnie, które dysponują zaawansowanymi rozwiązaniami, a zarazem utworzenia miejsca na dyskusję i wymianę poglądów wśród uczestników. Tę misję będziemy starać się z pewnością kontynuować zarówno z ramienia SGH, jak i Stowarzyszenia Forum Dziekanatów.
dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska, prof. SGH, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, Instytut Studiów Międzynarodowych KES, prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów,
inż. Bartłomiej Świech
dyrektor Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury
