Czy Snapchat zastąpi dziekanat? Rozmowa z prof. Katarzyną Górak-Sosnowską o Forum Dziekanatów

Kiedy w 2017 r. rozpoczynała Pani pracę nad realizacją I edycji Forum Dziekanatów, czy spodziewała się Pani, że zaledwie 2 lata później stanie się ono flagowym ogólnopolskim wydarzeniem, skupiającym środowisko akademickie zawodowo związane z funkcjonowaniem dziekanatów? Jak wyglądały początki Forum? 

 – Nie, przy czym nie mówię tego ze skromności czy braku zdolności przewidywania, a raczej dlatego, że mieliśmy wówczas zupełnie inne cele. Chodziło o to, aby podzielić się wiedzą na temat tego, w jaki sposób jest zorganizowana praca w różnych dziekanatach. Zanim doszło do I edycji Forum Dziekanatów, realizowaliśmy latem 2017 r. z dr Michałem Matusewiczem i Ireną Senator badania w dziekanatach polskich uczelni (odwiedziliśmy ich ponad 30). W trakcie zbierania danych byliśmy często pytani o to, jak jest zorganizowana praca w naszym dziekanacie i innych badanych jednostkach. Uznaliśmy, że warto odwdzięczyć się kierowniczkom dziekanatów, które poświęciły nam swój czas, a może i z tej inicjatywy skorzysta ktoś jeszcze.

Pomysł wydawał się wówczas szalony – dziekanaty pełnią funkcje pomocnicze wobec swoich wydziałów. To pracownicy naukowi współpracują ze sobą w ramach projektów badawczych i spotykają na konferencjach. Co więcej, na większości dużych uczelni funkcjonuje administracja centralna, która powinna standaryzować pracę dziekanatów. Pamiętam, jak obstawialiśmy, że przyjedzie do nas najwyżej 100 - 150 osób. Tymczasem na pierwsze Forum przyjechało 300 uczestników. W przypadku drugiego Forum zakładaliśmy, że minie już efekt świeżości, jednak liczba ta się utrzymała. Na obecną edycję zarejestrowało się już 490 uczestników ze 102 uczelni publicznych i niepublicznych. Wraz z dr Renatą Pajewską - Kwaśny, zespołami pracowników Dziekanatu Studium Magisterskiego SGH, Centrum Programów Międzynarodowych SGH oraz członkami Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, staramy się sprostać temu zadaniu.

Swoją drogą to miłe, że nazywa Pani osoby skupione wokół idei Forum Dziekanatów „środowiskiem akademickim”. Pracownicy dziekanatów, podobnie jak inni pracownicy administracyjni, należą bowiem do kategorii określanej jako „nie będący nauczycielami akademickimi”. A jeżeli ktoś jest „nie będący”, często znajduje się na dole uczelnianej hierarchii. Działania, które podejmujemy w ramach Forum Dziekanatów służą między innymi temu, aby upodmiotowić pracowników szeroko rozumianej administracji, tak abyśmy faktycznie wszyscy – i będący, i niebędący – tworzyli razem wspólnotę uczelni, a nie dwa często przeciwległe światy.

Forum Dziekanatów, jak Pani wspomniała, okazało się inicjatywą oczekiwaną i niezwykle entuzjastycznie przyjętą przez środowisko. Po niecałym tygodniu od otwarcia tegorocznej rejestracji mieli Państwo zebranych ponad 200 zgłoszeń, teraz jest ich blisko 500. Wygląda na to, że w tej kwestii jest wciąż wiele do omówienia, a może jeszcze więcej do zrobienia? Jak Pani tłumaczy tak duże zainteresowanie środowiska tą inicjatywą?

 –  Myślę, że zadziałały tu dwa czynniki. Pierwszym jest to, że wokół inicjatywy Forum Dziekanatów tworzy się wspólnota osób, które wykonują podobne zadania, mają podobne problemy i nierzadko stosunkowo niewielki wpływ na kształtowanie swojego środowiska pracy. Forum Dziekanatów jest przestrzenią, w której można uzyskać praktyczne rozwiązania (mamy do tego zamkniętą grupę na Facebooku, która liczy obecnie ponad 800 członków, a żadne zadane tam pytanie - choćby najbardziej zawiłe - nie pozostaje bez odpowiedzi). Jest to także wspólna płaszczyzna wymiany informacji i współpracy. Uczelnie konkurują ze sobą badaniami, czy oferowanymi kierunkami studiów, a nie obsługą studenta. Stąd możemy działać razem i dla wspólnego celu. Wreszcie, Forum Dziekanatów jest także płaszczyzną nawiązywania bliższych relacji między osobami, które chcą zrobić coś dla dobra wspólnego. Wiele z nich jest z nami od I edycji Forum, nawiązało dzięki niemu nowe znajomości, a nawet przyjaźnie.

I tu przechodzimy do drugiego czynnika - niecały rok po pierwszym Forum Dziekanatów - w listopadzie 2018 r. - założyliśmy Stowarzyszenie Forum Dziekanatów. Grono założycielskie liczyło 14 osób. Obecnie jest nas 132 z 46 uczelni. Dzięki uprzejmości kanclerza, dra Marcina Dąbrowskiego, naszą siedzibą jest naturalnie SGH - wywodzimy się z inicjatywy, która powstała w SGH, choć jesteśmy formalnie niezależnym podmiotem. Jako organizacja pozarządowa Stowarzyszenie stało się zewnętrznym w stosunku do szkół wyższych kanałem do reprezentowania interesów naszego środowiska, a także podejmowania wspólnych działań i projektów.

Rozpoczęliśmy współpracę z Departamentem Szkolnictwa Wyższego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, na którego wsparcie i pomoc możemy zawsze liczyć. Bierzemy udział w konsultowaniu aktów normatywnych dotyczących szkolnictwa wyższego, a także sami wstępujemy z propozycjami zmian. Stowarzyszenie – jako głos części środowiska uczelni - daje możliwość wpływu na otoczenie naszej pracy. Obecna edycja Forum Dziekanatów uzyskała patronat Przewodniczącego Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich (KRASP) oraz Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, a przedstawiciel kierownictwa MNiSW ma wziąć udział w otwarciu naszego wydarzenia. To dodaje niewątpliwie skrzydeł i potwierdza, że praca wykonywana przez pracowników administracyjnych jest ważna i doceniana.
 

Forum doceniają nie tylko jego uczestnicy - głównie przedstawiciele środowiska akademickiego, lecz również podmioty zewnętrzne. W tym roku inicjatywa została nominowana do prestiżowej nagrody Lumen 2019 na najlepiej zarządzane projekty i przedsięwzięcia w szkolnictwie wyższym. Taka nominacja bardziej cieszy czy zobowiązuje?

 – Przede wszystkim cieszy i to nie tylko sam fakt nominacji, ale również to, że podczas tej konferencji kilkakrotnie słyszałam dużo pozytywnych opinii o Forum Dziekanatów – tak podczas prelekcji, jak i w kuluarach. Organizowane w SGH wydarzenie stało się naturalną przestrzenią do spotkań pracowników administracji szkół wyższych, a Stowarzyszenie – ich głosem i płaszczyzną do wspólnego działania. Z tego powodu nie traktuję tej nominacji jako zobowiązania, ponieważ tych działań jest naprawdę wiele i wychodzą one z różnych stron, a pomysłów i chęci starczy nam jeszcze na długo.

Jako Stowarzyszenie Forum Dziekanatów:

• Nawiązaliśmy trwałą współpracę z MNiSW, oprócz bieżących spraw formalno-prawnych Departament Innowacji i Rozwoju MNiSW zorganizował dla pracowników dziekanatów dwa szkolenia z programem skrojonym według naszych potrzeb i propozycji.
• Znaleźliśmy się w uzasadnieniu zmian w ustawie deregulacyjnej w części dotyczącej Ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (która, co prawda, ostatecznie nie została zmieniona, ale wiem, że lada moment będzie ponownie procedowana)
•  Rozpoczęliśmy współpracę z Międzyuniwersyteckim Centrum Informatycznym (Komisją ds. USOS) w zakresie opracowania standardu elektronicznej teczki studenta \

Z naszym Stowarzyszeniem chcą ponadto współpracować inne osoby i podmioty, a z wielu miejsc otrzymujemy wsparcie. Dla mnie szczególnie miłe jest to, że pochodzi ono również z innych jednostek naszej uczelni – Dział Organizacji i Legislacji pomógł nam w zbieraniu pytań do Ustawy o dokumentach publicznych, a Dział Obsługi Projektów w pierwszych przymiarkach do pozyskiwania środków zewnętrznych. 
 

Wróćmy  jeszcze do tegorocznej edycji Forum, którego gospodarzem już tradycyjnie jest SGH. Tym razem w programie wydarzenia znajduje się wiele prelekcji dotyczących internacjonalizacji polskich uczelni, w tym obsługi cudzoziemców. Wniosek: studenci zagraniczni w strukturach polskiego szkolnictwa wyższego to wciąż temat trudny i wymagający dyskusji. Gdzie, według Pani leży sedno problemu?

 –  W przypadku obsługi cudzoziemców mamy do czynienia z obszarem, którym zazwyczaj zajmują się dwie jednostki – dziekanaty (z perspektywy obsługi toku studiów) oraz działy odpowiedzialne za współpracę zagraniczną. Dużo zależy od tej współpracy. Dlatego bardzo ucieszyłam się, gdy Katarzyna Kacperczyk – dyrektor Centrum Programów Międzynarodowych wyszła z propozycją poszerzenia Forum Dziekanatów o sprawy międzynarodowe. W ten sposób tegoroczna edycja jest współfinansowana przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, stanowiąc element projektu CPM służącego podniesieniu kompetencji kadry akademickiej i potencjału SGH w przyjmowaniu osób z zagranicy. A my w ten sposób nawiązaliśmy współpracę międzysektorową – dziekanatów z uczelnianymi IRO (International Relations Office).

Wracając do obsługi cudzoziemców: aby sprawa była jeszcze bardziej złożona, w przypadku studentów, którzy przyjeżdżają do nas na wymianę, w grę dodatkowo wchodzą sprawy związane z obiegiem dokumentacji przebiegu studiów między nami a uczelnią wysyłającą. Obecnie wdrażany jest program Erasmus without paper, który zakłada elektroniczny obieg dokumentacji. Polskie uczelnie nie tylko muszą wyposażyć dziekanaty w tablety z rysikami, ale mogą wykorzystać to do wprowadzenia elektronicznej dokumentacji przebiegu studiów (i tak ponownie wracamy do elektronicznej teczki studenta). 

Skoro mowa o dokumentach elektronicznych. mlegitymacja - czy to się przyjmie? - to temat jednej z prelekcji tegorocznego Forum. Jak wiemy SGH jest pierwszą warszawską uczelnią, która wprowadziła legitymację w postaci aplikacji na telefon dla swoich studentów, lecz dyskusja o jej funkcjonalności jest nadal otwarta. Według Pani “to się przyjmie”?

 –  Sama mLegitymacja niewątpliwie się przyjmie – zwłaszcza że wielu studentom są bliższe ich smartfony niż legitymacja plastikowa z hologramami - i to nawet jeżeli nie będzie, póki co, miała wszystkich funkcjonalności. Jest to niewątpliwie dobry pomysł na ułatwienie życia zarówno studentom, jak i pracownikom dziekanatu, o ile tylko da się zoptymalizować proces przesyłania danych niezbędnych do wyrobienia mLegitymacji pomiędzy poszczególnymi uczelniami a Ministerstwem Cyfryzacji.

Z perspektywy dziekanatów na razie nie zmieni się wiele, ponieważ nadal wydajemy studentom legitymacje plastikowe, których odbiór muszą potwierdzić własnoręcznym podpisem, a ponadto co semestr wydajemy im hologramy. Mam nadzieję, że mLegitymacja będzie pierwszym krokiem zmierzającym do odbiurokratyzowania dziekanatów, czy raczej uwolnienia ich od papierowego obiegu dokumentów i konieczności załatwienia sprawy (odbioru lub przedłużenia legitymacji) wyłącznie osobiście. Wierzę, że SGH będzie także pionierem w zakresie wdrożenia elektronicznej teczki studenta, zwłaszcza że od kilku lat działa u nas system EZD, który może ułatwić cały ten proces.

Na koniec naszej rozmowy chciałam spytać o przyszłość dziekanatów, jakie znamy dziś. Jeden z prelegentów konferencji, w której niedawno uczestniczyłam, próbował rozstrzygnąć, jakie są szanse na to, że Snapchat - czy ogólnie - media społecznościowe, czyli nowoczesne narzędzia komunikacji, zastąpią dziekanat? Wizja nieco futurystyczna, ale czy aż tak bardzo? Jakie oczekiwania wobec dziekanatu mają współcześni studenci i kandydaci? Czy wychodzimy im naprzeciw?

 –  Dziekanat jest trochę jak góra lodowa – student czy wykładowca widzą tylko jej wierzchołek: to, że dziekanat jest otwarty określoną liczbę godzin, że można się do niego udać i złożyć podanie, napisać e-mail, czy uzyskać odpowiedź, albo hologram na legitymację. Tymczasem gros zadań, jakie wykonujemy to rozpatrywanie podań, dokumentowanie przebiegu toku studiów, gromadzenie, wytwarzanie, przechowywanie, a niekiedy także brakowanie różnego rodzaju dokumentacji, przygotowywanie zestawień czy statystyk, a w międzyczasie reagowanie na nagłe sytuacje. Z tego zresztą powodu dziekanat nie jest otwarty non-stop - musimy uporać się z tą niewidoczną częścią góry. Jej nie zastąpi ani Snapchat, ani Messenger.

Dziekanat Studium Magisterskiego ma swój fanpage, a na pytania zadane przez Messengera odpowiadamy. Udzielamy jednak najczęściej odpowiedzi ogólnych – nie możemy założyć, że osoba pisząca przez FB jest faktycznie tą, za którą się podaje. Ale tu akurat możemy przyjąć, że istnieje wewnątrzuczelniany Snapchat, który rozwiązuje ten problem. Jest jednak problem znacznie większy – z Rozporządzenia w sprawie studiów wynika, że dokumentacja przebiegu studiów może być prowadzona albo w formie papierowej, albo elektronicznej. Jeżeli chcemy przejść na formę elektroniczną – musimy w takiej właśnie formie przyjmować i gromadzić wszystkie inne wynikające z rozporządzenia dokumenty np. potwierdzenie odbioru legitymacji. I jak to zrobić – student ma kliknąć? Ale gdzie – biorąc pod uwagę, że powinno to się odbyć w tym samym czasie, gdy odbierze legitymację – i skąd system ma wiedzieć, że kliknięcia dokonał właśnie ten student?

Wracamy zatem, póki co, do punktu wyjścia, czyli wizyt studentów w dziekanacie, składania papierowych podań i gromadzenia ton studenckich akt, które mamy obowiązek przechowywać przez 50 lat. Ma to swój urok – kilka tygodni temu oglądałam swoje akta studenckie zamówione w naszym archiwum. Poczułam się młodsza o jakieś dwie dekady.

Może zatem kolejne Forum Dziekanatów podejmie tę kwestię, w końcu mamy już w SGH mLegitymację, zbliżamy się do wdrożenia elektronicznej teczki studenta i wielu innych usprawnień w funkcjonowaniu dziekanatu. A więc IV Forum Dziekanatów – Transformacja Cyfrowa Uczelni?

 –  Jestemy w pełni za! Wbrew pozorom nam w dziekanatach również zależy na cyfryzacji. MNiSW dało nam ramy prawne do wprowadzenia cyfrowych rozwiązań - wystarczy tylko umiejętnie z nich skorzystać.

Dziękuję za rozmowę.