Polityki publiczne jako skuteczne i efektywne narzędzie strategii państwa w celu zachowania swojej aktualności wobec dynamicznie zmieniających się uwarunkowań społeczno-gospodarczych winny być okresowo poddawane fachowej ewaluacji. Rzetelna i krytyczna ewaluacja, która mogłaby konstruktywnie wpłynąć na uaktualnienie i dostosowanie pierwotnych założeń polityki publicznej, wymaga zaangażowania znacznych sił i środków oraz fachowej wiedzy z danej dziedziny.
Przeprowadzenie kompleksowego badania wymaga zaangażowania znacznie większego potencjału organizacyjnego i osobowego, niż ten, którym dysponują na co dzień instytucje publiczne. Pozyskanie wsparcia zewnętrznego możliwe jest na podstawie umowy cywilnoprawnej, której zawarcie poprzedzone być musi przeprowadzeniem procedur wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych.
Jak prawidłowo zaplanować i przeprowadzić takie postępowanie? Jak opisać przedmiot zamówienia? Jaki tryb wybrać, wreszcie jak ustalić warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert? Zagadnienia te szczegółowo omawiane są w ramach Studiów Podyplomowych Ewaluacji Polityk Publicznych. Więcej szczegółów pod linkiem.
Postępowanie mające na celu zlecenie przeprowadzenia ewaluacji polityki można podzielić na następujące etapy:
- Szacowanie wartości zamówienia
Na tym etapie podmiot zamierzający zlecić przeprowadzenie ewaluacji winien w określony przepisami sposób pozyskać wiedzę z rynku o przybliżonej wartości zamówienia, a więc cenie, jaką w przyszłości prawdopodobnie będzie musiał zapłacić za wykonaną usługę.
- Analiza potrzeb i wymagań
W przypadku zlecania usług większej wartości zamawiający winien udokumentować czynności analityczne potwierdzające celowość przeprowadzenia ewaluacji oraz brak alternatywnych możliwości jej realizacji.
- Opis przedmiotu zamówienia
Opracowanie precyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia, zawierającego wszelkie wymagania zamawiającego zarówno pod względem merytorycznym, metodologicznym, jak i organizacyjnym, który jednocześnie odpowiadał będzie ścisłym wymogom ustawy Prawo zamówień publicznych, jest kluczowym elementem postępowania o udzielenia zamówienia.
- Tryb udzielenia zamówienia
Stopień skomplikowania przedmiotu zamówienia oraz niektóre uwarunkowania zamawiającego mogą wpłynąć na wybór trybu udzielenia zamówienia. Zamawiający ma do wyboru tryby podstawowe i negocjacyjne, a w niektórych przypadkach może skorzystać z przepisów szczególnych.
- Warunki udziału w postępowaniu
Aby ewaluację polityki publicznej wykonywał podmiot dający rękojmię należytego wykonania zamówienia, tj. podmiot posiadający odpowiednie doświadczenie, potencjał naukowy oraz zaplecze organizacyjne należy ustalić, na odpowiednio wysokim poziomie, warunki udziału w postępowaniu. Warunki te nie mogą jednak naruszać konkurencyjności – jednej z kluczowych zasad obowiązujących w zamówieniach publicznych.
- Kryteria oceny ofert
Przystępując do postępowania zamawiający winien a priori określić kryteria, którymi będzie kierował się wybierając najkorzystniejszą ofertę. Wbrew powszechnemu przekonaniu nie musi to być w stu procentach cena. Zamawiający może kierować się zarówno względami jakościowymi, społecznymi, jak też odnoszącymi się do aspektów środowiskowych.
- Prowadzenie postępowania
Równie ważne jak przygotowanie postępowania jest jego przeprowadzenie w gąszczu rozlicznych regulacji, wynikających nie tylko z ustawy Prawo zamówień publicznych. Znajomość zawiłości proceduralnych pomaga dbać o interes zamawiającego w konfrontacji z oczekiwaniami rynku, a w ostateczności jest też przydatna na wypadek sporu rozstrzyganego w Krajowej Izbie Odwoławczej.
Izabela Wyżgowska, kierownik Działu Zamówień i Logistyki, ekspert z zakresu zamówień publicznych, pełnomocnik stron w postępowaniach przed Krajową Izbą Odwoławczą, trener i szkoleniowiec.
